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怎样做好工程档案管理的工作

发布时间:2018-10-12已帮助:来源:勤学代理招生网

随着我国城镇化的加速发展,一批重大工程项目在全面建设小康社会的进程中蓬勃展开。那么怎样做好工程档案管理的工作呢?现在,小编就整理出管理工程的相关信息。
 

工程档案管理的意义
 

(1)工程档案是积累城市建设经验,进行城市建设技术储备的手段,是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面:一是建筑物实体,一是工程档案。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程,记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说,如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料,就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之,它的城市建设就会遇到很多困难。
 

(2)工程档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素,根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定,城市规划的编制,应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾,综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案,而且工程档案又是城市规划的重要基础。

怎样做好工程档案管理的工作

(3)工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念,它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展,现在的小城镇,几年、十几年后将建设成为初具规划的城市,甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快,各种矛盾也将呈现出来,为了解决诸多的矛盾,城市立体化程度越来越高,地下、地上空间利用率越来越高,除现有的各种管线外,地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多,而对这些工程的维护、管理、改建、扩建,单靠所谓的活档案――人的记忆是不行的。人会变化,要调动、要衰老,记忆力要衰退、要死亡,而工程档案则是城市建设科学资源储备的宝库,是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据,才能进行科学的规划、建设和管理,才能克服盲目性,避免浪费和损失。
 

建设工程档案管理
 

完善施工管理制度,加强档案材料的编制管理
 

在工程建设档案管理当中,应该按档案管理规章制度对档案材料进行编制,这是工程建设单位的基本标准。形成一个高质量的工程档案的材料,主要是取决于档案材料的编制过程。工程建设单位必须要明确本身的档案管理责任,要不断对本单位档案工作人员的档案编制技术进行培训锻炼,提高建设工程档案编制材料的水平。工程管理层要对工程建设施工进行监督管理,定期要对档案材料的编制进行审查指导,达到施工单位对档案材料的要求标准,
 

为下一期工程项目的顺利进行打下坚实的基础。为了能够使工程档案材料有计划地记入档案,便于上级领导的审查,明晰责任,就要把档案的管理工作划分到工程计划中去。目前,很多工程项目的实施都是利用投标的方式将工程项目承包出去,而好多承包企业又将工程项目再承包出去,在这样一种层层承包的背景下,工程档案的承包合同(包括编制材料的收集过程、工程项目的质量、积累和整理的过程等)就需要详细列入档案管理的内容中去,减少建设过程中的失误。

建设工程档案管理

利用现代科技对档案信息多样化管理
 

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前,西方发达国家对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟,近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。档案管理工作者应该借鉴西方先进的档案管理方式,吸收先进的管理技术,将档案管理工作推向更高一个水平。国内外光盘使用比较广泛,很多国家都制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,使建设工程单位利用光盘库载体或光盘塔运用在档案管理中。
 

近年来,很多水利、建设工程单位已经对录像档案、纸质材料档案、照片档案开始制作成光盘运用多媒体进行网络化保存。提高各部门档案管理工作的协调能力,提高各部门的档案管理水平,方便各部门对档案利用,提高工作效率。按照档案的性质和类型,收集整理的部门的档案资料,内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号;对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类,编号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则,公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。
 

重大工程档案管理应注意的关键环节
 

1、计划环节。工程立项与重大工程档案建档同步进行。一个单位每年项目工程一般会列入年初计划,项目立项开始,档案部门应及时参与到具体工作之中,及时了解项目名称和基本情况,有针对性地组织工程管理员、监理员、施工资料兼职档案员进行档案法规、业务知识培训,提前提供服务和业务指导,为建档工作做好准备。
 

2、积累形成环节。工程建设与档案材料的积累、整理、审定同步进行。档案部门应跟踪指导施工单位的工程档案收集工作,经常深入施工单位进行跟踪指导,及时发现、解决实际工作中的具体问题,从源头上保证重大工程档案归档质量。同时,要从工程的安排与计划、勘察与招标、设计与施工以及竣工交付的整个过程中,逐渐完成档案整合收集,并能按照工序进行排列,从而做到材料的完整、准确、规范归档。
 

3、建设环节。明确各阶段工程档案责任主体和责任人,建立档案收集网络模式。一般建设工程在总体规划下同时开展多个单项工程,并分成总包、分包不同专业单位主体,从开始到完成要经历几个大阶段和多个子阶段。要做好重大工程档案归档,必须按照建设过程不同阶段,明确责任主体和责任人,把好各阶段收集质量关。一是明确职责,以建设、施工、设计与监理为主,进一步完善制度建设,建立健全档案收集检查监督制度。二是纳入合同制管理,在施工合同、设计合同和监理合同中作出明确的规定,并在工程款结算时,认真负责地做好档案资料的验收,从而在经济上予以约束。
 

4、验收环节。为了确保重大工程档案能够完整、准确地归档,初检验不能少,因为工程初检验就表明该工程已经基本竣工,材料的形成基本完成。这个时候进行初验,了解到底还缺些什么,是否符合要求,一旦出现问题可以及时予以改进,改进后才能进行竣工交付验收。
 

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